I 2013 ønsket Oslo universitetssykehus en enklere måte å oppdatere ansatte på nyheter, prosedyrer og annen viktig informasjon. Den store mengden mottakere på samme domene ledet til utfordringer med leveransen, og gjorde at sykehuset måtte søke hjelp fra en profesjonell aktør. Med enkle grep går nå utsendingene helt uproblematisk, både fra øverste hold og for et tosifret antall underavdelinger.
Oslo universitetssykehus (OUS) er landets største sykehus, og teller over 23.000 ansatte. I tillegg til å fungere som lokalsykehus for deler av Oslos befolkning, akuttsykehus for Oslo og omegn og regionsykehus for innbyggere i Helse Sør-Øst, står det for store deler av medisinsk forskning og utdanning i Norge. OUS er en samlebetegnelse for Aker sykehus, Rikshospitalet, Radiumhospitalet og Ullevål sykehus.
OUS pleide å publisere nyheter og prosedyrer via et lite besøkt intranett, og forsøket på å nå ut til flere ved å skrive ut en papirversjon og henge opp på pauserommet, var heller ikke optimalt. De trengte en digital kanal for intern markedsføring som kunne takle store mengder mottakere.
Naturlig nok er det nødvendig for et sykehus at de ansatte til enhver tid er oppdaterte på rutiner, prosedyrer og andre endringer. Dette skjedde ikke, da de kun ble publisert på sykehusets intranett, og oppsummeringen gikk via et Word-vedlegg, til ledernes skriver, til korktavla på pauserommet.
Styret kom fram til at innboksen var en langt bedre kanal dersom nyhetene faktisk skulle leses, og begynte å se seg om etter et e-postverktøy som passet deres behov for intern markedsføring.
Etter en anbudsrunde falt valget på Make. Avgjørende faktorer var den enkle måten å administrere distribusjonslistene på, og det brukervennlige designmal-systemet.
Dessverre var ikke dette enden på utfordringene for OUS. Der en kommersiell aktør sender ut nyhetsbrev til tusener av forskjellige kunder, skulle nyhetsbrevet her gå ut til 30.000 mottakere som delte det samme domenet. 30.000 nyhetsbrev på én gang. Kanskje ikke så rart at de ble stoppet av spam-filteret.
Via god hjelp fra Makes support-team og IKT-leverandøren Sykehuspartner fikk OUS hvitelistet avsenderen og laget en god løsning slik at selv store leveranser kan gå helt uproblematisk. Resultatet er at nyhetsbrevet leses av langt flere enn det gjorde gjennom den gamle løsningen.
For å tilpasse det i utgangspunktet kommersielle verktøyet for en offentlig aktørs interne markedsføring, har OUS fått deaktivert modulene for tracking og statistikk. Slik slipper de å forholde seg til strenge GDPR-retningslinjer. Det foreligger ingenting som knytter e-postadresse mot person.
Make nyhetsbrev har vist seg å fungere så godt at 24 underavdelinger har tatt det samme systemet i bruk for å sende ut egne nyhetsbrev til ansatte og samarbeidspartnere, via separate underkontoer hos Make. De benytter seg av en såkalt kjedeløsning, som betyr at underkontoene kan dele organisering av felles kontakter og strukturering av design-maler. Løsningen gjør at selv med en stor, komplisert organisasjonsstruktur, blir det enkelt å få ut riktig informasjon til riktige mottakere.
Kommunikasjonsdirektør Børge Einrem skryter av verktøyet, og forteller at de er svært fornøyde med brukervennligheten:
– Det er veldig lett å legge inn tekstblokker og alle modulene nyhetsbrevet består av. Vi har lagt til et logofelt øverst, men ellers bruker vi malene som verktøyet allerede kommer med. Hun som setter opp vårt ukentlige nyhetsbrev er veldig fornøyd.
Han forteller at etter justeringene i oppstarten har de hatt lite behov for support, men når det trengs får de god hjelp.
Nyhetsbrevet har blitt en kanal som leses, og de fyller det stadig med nytt innhold. Nytt på agendaen er lenker til sykehusets sosiale medie-kanaler, for å videre øke den digitale tilstedeværelsen.
– Vi pleide å få beskjed fra dem som allerede leste nyhetene på intranettet at nyhetsbrevet var litt kjedelig; dette hadde de jo lest fra før. Men nå merker vi at det er langt flere som får det med seg. Nyhetsbrevet har etablert seg som en populær kommunikasjonskanal, avslutter Einrem.
