Sådan digitaliserede OUS intern markedsføring: fra opslagstavle til 30.000 e-mails om ugen

OUS' resultater efter skiftet til Make

• 30.000 modtagere hver uge

• Over 20 underkonti

• 4,5 millioner sendte e-mails

• Nyhedsbrevet læses af betydeligt flere end tidligere

Fra intranet til indbakke

For et hospital er det afgørende, at medarbejderne altid er opdateret på arbejdsgange og procedurer. Tidligere blev dette kun udgivet på intranettet, suppleret med Word-vedhæftninger til ledernes printere og opslagstavlen i pauserummet. Ledelsen vurderede, at indbakken var en langt mere effektiv kanal.

Efter en udbudsrunde faldt valget på Make. De afgørende faktorer var den enkle administration af distributionslisterne og det brugervenlige skabelonsystem.

Nyhedsbrevet skulle sendes til 30.000 modtagere på samme domæne og blev i starten stoppet af spamfilteret. Takket være god hjælp fra Makes supportteam og it-leverandøren Sykehuspartner blev afsenderen whitelistet, så selv store udsendelser nu forløber helt uden problemer.

For at tilpasse værktøjet til en offentlig aktørs interne kommunikation har OUS fået deaktiveret modulerne til sporing og statistik. Der er intet, der forbinder e-mailadresser med personoplysninger. I dag bruger 24 underafdelinger det samme system via en kædeløsning, der deler fælles kontakter og skabeloner.

Nemmere produktion, flere læsere

– Det er utroligt let at indsætte tekstblokke og de forskellige moduler, som nyhedsbrevet består af. Vi har tilføjet et logofelt øverst, men ellers bruger vi de skabeloner, der allerede ligger i værktøjet. Hende, der opsætter vores ugentlige nyhedsbrev, er yderst tilfreds, fortæller Børge Einrem.

– Tidligere fik vi nogle gange at vide fra dem, der allerede havde læst nyhederne på intranettet, at nyhedsbrevet var lidt kedeligt. Men nu kan vi mærke, at langt flere rent faktisk læser det. Nyhedsbrevet er blevet en populær kommunikationskanal, afslutter Einrem.

Hvad lærte OUS?

• Indbakken slår intranet og opslagstavler, når informationen skal ud til alle medarbejdere

• Skabeloner og moduler gør produktionen hurtig og enkel

• Den rette tekniske opsætning er afgørende, når mange modtagere deler samme domæne

• En fælles kædeløsning sikrer kontrol og et ensartet visuelt udtryk på tværs af afdelinger